5 xu hướng tổ chức hội họp sáng tạo và hiệu quả trong năm 2017

26/05/2017

Nếu ví von mỗi cuộc họp giống như một chuyến đi săn thì “chiến lợi phẩm” của một cuộc họp sẽ là những ý tưởng có tính khả thi. Chính vì vậy, hình thức tổ chức các “cuộc đi săn” ngày càng phong phú, đa dạng nhằm gợi cảm hứng sáng tạo tối đa cho những người tham gia. Năm 2017 đang chứng kiến sự bùng nổ nhiều doanh nghiệp chủ trương thực hiện các “cuộc săn bắt” bên ngoài “chiếc hộp phòng họp” nhàm chán. Sau đây là 5 xu hướng được doanh nghiệp đánh giá là bí quyết tạo nên cuộc họp hiệu quả.

Hội họp du lịch

Bùng nổ tại Việt Nam vào khoảng năm 2008, hội họp du lịch (travel meeting) giờ đây đã là khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực tổ chức hội thảo. Đây là hình thức hội họp kết hợp giữa hoạt động khen thưởng, kết nối nhân sự (teambuilding) với trải nghiệm điểm đến mới (destination).

Khu nghỉ dưỡng phức hợp The Grand Hồ Tràm Strip

Ưu điểm của loại hình này là có thể tổ chức một cuộc hội thảo kết hợp du lịch, khen thưởng nhân viên từ vài trăm đến vài nghìn người với mức chi tiêu vừa phải. Nhiều cuộc khảo sát đã chứng minh du lịch hội thảo luôn nhận được sự hài lòng, biết ơn từ toàn thể nhân sự tham gia. Nhờ vậy mà mức độ thành công của các cuộc họp, hội thảo du lịch luôn đạt tỉ lệ cao hơn các cuộc họp, hội thảo thông thường.

Hội thảo nghỉ dưỡng

Cái tên “nghỉ dưỡng” đã nói lên tất cả về mức độ cao cấp của dịch vụ này. Có thể nói, leisure meeting (nghỉ dưỡng kết hợp hội nghị) là hình thức cao cấp nhất trong loại hình hội thảo du lịch bởi thành phần tham dự các cuộc họp đều là những nhân vật cấp cao nên từ địa điểm họp, nghỉ ngơi đến trải nghiệm cảnh quan đều chú trọng đạt chuẩn 5 sao trở lên.

Trung tâm hội nghị The Grand Ballroom đẳng cấp với sức chứa lên đến 1.800 người

Với 3 đặc tính nổi trội (thư giãn tuyệt đối, thư giãn khép kín, thư giãn đẳng cấp), leisure meeting được xem là bảo chứng thành công cho bất kỳ cuộc họp căng thẳng, khó nhằn nào.

Trải nghiệm hoạt động giải trí đa dạng tại The Grand Hồ Tràm Strip

Một trong những địa điểm leisure meeting của Việt Nam vang danh quốc tế gần đây là The Grand Hồ Tràm Strip. Tọa lạc trên bãi biển hoang sơ dài 2,2 km, khu nghỉ dưỡng phức hợp quy mô bậc nhất Việt Nam này có khu trung tâm hội nghị với trang thiết bị hiện đại cùng sức chứa lên đến 1.800 người, các tiện ích giải trí đẳng cấp thế giới, mười nhà hàng Âu Á, sân golf mini Putt-Putt 18 hố, rạp chiếu phim 2D & 3D, trung tâm trò chơi điện tử, khu vui chơi dành cho trẻ em, phòng karaoke gia đình, khu vực VIP riêng biệt, cùng nhiều hoạt động giải trí đa dạng khác ngay trên bãi biển.

Hội họp kết hợp thể thao

Máng trượt nước Dragon Slide tại The Grand Hồ Tràm Strip

Cũng thuộc hình thức hội họp du lịch (travel meeting), sport meeting là chương trình hội họp kết hợp các hoạt động thể thao, giải trí cao cấp như: golf, squash, tennis, lướt ván, chèo thuyền kayak, lái jet ski trên biển, leo núi địa hình... Ở các quốc gia khác, cuộc họp thể thao thường có chi phí rất đắt đỏ tùy thuộc vào dụng cụ, thiết bị, việc di chuyển và mức độ đảm bảo an toàn cho người tham gia. Tại Việt Nam, mô hình này tuy mới “chập chững” tiếp cận thị trường nhưng hứa hẹn sẽ nhanh chóng trở thành trào lưu “hot” nhờ Việt Nam có lợi thế về địa điểm, cảnh quan phong phú thích hợp triển khai nhiều môn thể thao với chi phí thấp.

Hội họp trực tuyến

Thời đại kỹ thuật số khiến các cuộc họp trở nên dễ dàng hơn và dù bạn đang ở bất cứ đâu. Là trào lưu đang rất thịnh hành trong vài năm trở lại đây, hội họp trực tuyến (technology meeting) thông qua các phương tiện kỹ thuật số dự kiến vẫn sẽ tiếp tục được ưa chuộng rộng rãi.

Do tính chất nhanh gọn, họp trực tuyến khó khơi gợi cảm hứng sáng tạo và kết nối tích cực ở các thành viên như các hình thức khác

Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến là có thể kết nối đa điểm một nhóm họp lên đến hàng trăm người từ khắp mọi nơi với khả năng truyền hình trực tiếp với sự đa dạng âm thanh và hình ảnh. Tuy nhiên, điểm trừ của loại hình này là chi phí đầu tư cao, cộng thêm thói quen hội họp truyền thống đã ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp nên xu hướng này dù được yêu thích nhưng vẫn chưa phổ biến rộng rãi tại Việt Nam.

Hội họp kiểu Workshop (workshop meeting)

Mang tính hướng nghiệp, có tính thời sự hoặc chủ đề cụ thể, mô hình workshop thường có mục tiêu rõ ràng, đưa ra vấn đề cần giải quyết hay các quyết định đã qua thực nghiệm hoặc bàn về các nghiên cứu.

Ưu điểm của loại hình này là: Địa điểm và hình thức tổ chức đa dạng, phong phú nhằm tạo ra nhiều chất xúc tác ảnh hưởng đến sự hứng thú của người tham gia. Các không gian thoải mái và nghệ thuật như: shop, café, boutique… thường được chọn vì thiết kế thân thiện, dễ kết nối, mang đến cảm hứng sáng tạo có thể giúp chủ đề cuộc hội thảo được thực nghiệm tại chỗ. Khuyết điểm là chỉ tập hợp được nhóm nhỏ những người yêu thích, tham gia tích cực hoặc có liên quan đến chủ đề công việc.

Bình luận

Bạn nghĩ gì về bài viết này ?(0 bình luận)

Bạn cần đăng nhập để có thể bình luận

Có 0 thành viên đã bình luận